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“Organización de archivos”

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septiembre 24, 2018

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Escribo este artículo desde la enorme experiencia de visitar múltiples usuarios en empresas, asociaciones, entidades privadas, organismos públicos, universidades, particulares… y, en la mayoría de ellos, a casi un 98% les sucede lo mismo: los usuarios de ordenadores colocan su información no donde más organizada esté, sino donde más accesible les resulta. Pero esto no es lo único, el gran problema es que a nadie nos han enseñado cómo usar un ordenador.

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El principio.

Es raro encontrarte hoy día con alguien que no haya usado un «cacharro destos», pero a veces hay personas que me llaman para que les de unas clases para moverse con él: cómo usar el ratón, seleccionar, hacer clic… Pero aquí no trataremos algo tan inicial, vamos lo que realmente importa: abren el navegador que les hayan puesto a mano, Firefox, Chrome, Edge, y se ponen a navegar.

Tarde o temprano dan con una página interesante, algo que les llama la atención y quieren tenerla para siempre en su poder. Han oído hablar que se pueden guardar las páginas y eso hacen, guardarla, pero a la hora de ponerle el nombre dejan el que les aparece que, la mayoría de la gente desconoce que, el nombre del archivo es el contenido del primer párrafo de la página web.

Esto puede dar lugar a un nombre muy largo del archivo, además de la ruta donde se guarda: tenemos la fea costumbre de pulsar en el icono del escritorio y guardar todo allí, creyendo que es el mejor sitio para guardarlos. Si hacemos una búsqueda en nuestro buscador preferido, con «escritorio PC desordenado» veréis la inmensidad de manías que adquirimos en dicho recurso. La imagen que os muestro es la de un portátil, cedido por su propietario, precisamente creada para ilustrar este hecho.

En vez de guardar la página web como html, la imprimís a PDF (Chrome ofrece esta posibilidad, para Firefox deberás tener instalada una impresora de PDF), colocándole el nombre con el que queráis designarla, y evitaréis la creación de esa carpeta con el contenido de la página.

Ahora bien, alguno podrá pensar, ¿Qué más da? ¿Qué me importa a mí? Pues sí, importa…

Somos nuestros datos

Los sistemas operativos tienen un límite para el número de caracteres que puede tener un nombre de archivo. Sí, sí, todos. Windows, Linux y Mac, lo tienen: son 255/260 caracteres, incluida la ruta del archivo. ¿Qué significa eso? Pues que según llames el archivo y el lugar donde lo guardes, podrás acceder a él en el futuro o no.

Si eres de los que te gusta guardar todo lo interesante que lees, tienes que ser muy ordenado al respecto, porque por mucho ordenador que tengas, él sólo no te va a ordenar la información.

Un caso muy común es guardar todos los archivos en el escritorio del ordenador, y si grabáis páginas webs «tal cual» puede dar lugar a que se superen el límite de caracteres por archivo que los sistemas operativos traen impuestos «de fábrica» (es cierto que W10 puede superarlo, pero hay que meterse en las entrañas del sistema para modificar ese aspecto, y no está al alcance de cualquiera).

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“La ruta de acceso al destino es demasiado larga”

Cómo evitar este problema.

Hace muchos años, cuando salió XP al mercado, los usuarios nos encontramos con el enorme problema que, por defecto, todos los documentos se grababan en la ruta:

C:\Documents and settings\Usuario\Documents\

C:\Documents and settings\Usuario\Desktop\

El «Usuario», si escribías tu nombre y apellidos (hecho muy común), metía una cantidad de dígitos considerable, lo cual agravaba el problema. Lo que se solía hacer era colocarlo en el raíz del disco, por ejemplo:

C:\Docs\

Y a partir deahí colocas las demás carpetas, documentos y demás.

En Windows 7,8 y 10 la cosa ha mejorado pero tampoco es para tirar cohetes, ahora la ruta es:

C:\Users\Usuario\Documents

Y en Linux, por ejemplo, es

/home/

Es mucho más difícil llegar al límite, pero los usuarios de a pie no se meten con Linux a menos que lo hayan conocido antes.

Como norma, sigo colocando los datos de los usuarios en una carpeta en el raíz, C:\Docs\, siempre me ha ido muy bien y en caso de desastre, los he podido recuperar casi al 100%.

¿Por qué ocurre ésto?

Porque cuando un disco duro falla, que es el lugar donde almacenamos toda nuestra información, lo que está anclado al raíz de ese disco permanece, mientras que cuanto más alejado del raíz esté, más posibilidad existe que se pierda. Por supuesto, siempre puedes acudir a una empresa de recuperación de datos, pero os aseguro que hacer bien las cosas desde el principio os puede hacer minimizar el problema (aparte que os pueden cobrar un pastizal: ¿Qué precio tienen vuestros datos?)

Entonces…

Para ordenar bien tus datos, tienes que tener claro cómo los quieres organizar y establecer una prioridad, teniendo siempre presente el problema de la longitud de las carpetas y archivos. Dependiendo de la finalidad, tal cometido variará, pero casi podríamos establecer un orden por fechas o temas.

Por ejemplo:

a) Fotos: Se abre una carpeta para cada año, y en su interior, el mes y el día, además del nombre del evento.
b) Documentos: Se organizan por temas, teniendo siempre en cuenta que la redundancia es muy negativa, es decir, si ya tienes una carpeta llamada documentos, no incluyas dentro de ella otra que se llame igual.

Pon especial cuidado en aquellas carpetas que tengan datos personales, esto es, si eres una empresa/autónomo, el RGPD te obliga a realizar copias de seguridad diarias y cifradas de aquellas que contengan información personal. Si las tienes localizadas en tu árbol de datos, será más fácil realizar esta tarea. Contrajemplo: tuve un cliente que lo tenía todo liado, sin organizar, de forma que su archivo de copia de seguridad de datos personales eran 50 Gb. Eso era inviable, y no había forma de meterle mano.

OJO también con los acentos en las carpetas «profundas»: recordad siempre que, quien desarrolla un sistema operativo, no tiene acentos en su idioma natal ni ñ, y si el directorio está muy abajo en el árbol de carpetas, y posee uno de estos caracteres especiales, será donde «rompa» en caso de fallo.

Procura no tener demasiadas carpetas dentro de carpetas y más carpetas, porque llegarás al límite sin darte cuenta y podría ser desastroso sufrir una pérdida de información. Planifica bien antes de organizar tu información.

Como dice unos traumatólogos amigos míos:

“Si fallas al planificar, estás planificando fallar”

Cierto es que en el mercado hay Gestores Documentales: son programas que te rastrean la información de tu dispositivo de almacenamiento, organizan los archivos según un criterio interno y te facilitan la tarea… pero te casas con ellos de por vida: ni se te ocurra cambiar de sistema operativo ni de programa, porque muy posiblemente el nuevo no sea compatible con el que actualmente tengas.

Última recomendación: Haced copias de seguridad. Nadie se toma esto en serio, los usuarios particulares son los que más veces me ponen cara de pingüino cuando les pregunto si tienen copias de respaldo, como si fuera raro hacerlas. Cualquier precaución es poca. Hay programas gratuitos que te la realizan automáticamente, a dispositivos externos, unidades de red, unidades en la nube… Están todos a vuestro alcance, utilizadlos.